Formulario de conocimiento del cliente (SARLAFT/SAGRILAFT): qué datos pedir
El formulario de conocimiento del cliente es la puerta de entrada de la debida diligencia: si pides mal los datos al vincular, todo el sistema arranca cojo. Aquí te decimos qué campos debe tener el formulario de vinculación SARLAFT/SAGRILAFT para que sea útil y no un simple trámite.
¿Para qué sirve el formulario de conocimiento del cliente?
El formulario de conocimiento del cliente (o formato de vinculación) es el instrumento con el que la empresa recolecta y verifica los datos de una contraparte al inicio de la relación. Es el primer paso de la debida diligencia: sin una identificación completa, no se puede medir el riesgo ni consultar listas con seriedad. En el mundo financiero es la base del KYC (*Know Your Customer*).
Datos de identificación básicos
El núcleo del formulario. Debe distinguir entre persona natural y persona jurídica:
- —Persona natural: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, dirección, contacto y actividad económica.
- —Persona jurídica: razón social, NIT, domicilio, objeto/actividad económica, representante legal y su documento.
- —Composición y control: para personas jurídicas, la identificación de los beneficiarios finales (quién controla realmente a la contraparte) y de la composición accionaria relevante.
Los campos que de verdad hacen la diferencia
Más allá de los datos básicos, hay cuatro bloques que separan un formulario serio de uno decorativo:
- —Condición de PEP. Preguntar expresamente si la persona es o ha sido Persona Expuesta Políticamente —o familiar/allegado de una. Una respuesta afirmativa dispara la debida diligencia intensificada.
- —Origen de fondos y de los recursos. De dónde provienen los recursos que sustentan la operación y el patrimonio. Es uno de los campos que más señala inconsistencias.
- —Autorización de habeas data. El consentimiento del titular para tratar sus datos personales (Ley 1581 de 2012) y, específicamente, para consultarlo en listas restrictivas y centrales de información.
- —Declaración de veracidad. La manifestación firmada de que la información suministrada es cierta y el compromiso de actualizarla.
Un formulario sin autorización de habeas data ni casilla de PEP no es un formato SARLAFT: es un dato de contacto. Los campos difíciles son justamente los que te protegen.
El paso que muchos olvidan: la consulta en listas
Recolectar los datos no basta. Con la identificación en mano, el proceso exige consultar a la contraparte en las listas restrictivas —la ONU (vinculante por la Ley 1121 de 2006), la OFAC (la Lista Clinton) y otras— y dejar registro de esa consulta. El formulario y el screening son dos caras de la misma vinculación.
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El conocimiento caduca: actualización periódica
El formulario no se llena una sola vez y se archiva. El conocimiento del cliente caduca: cambian los representantes, los beneficiarios finales, la actividad o el perfil de riesgo. Por eso el formato debe contemplar la actualización periódica y el sistema debe recordarte cuándo toca refrescarlo. Un expediente desactualizado no te defiende en una inspección.
Del formulario en papel al expediente auditable
Un formulario en PDF o en Excel se pierde, no valida datos y no deja trazabilidad. Capitolio Legal convierte la vinculación en un intake con autollenado por IA desde cédula/RUT, fuerza la casilla de PEP, guarda la autorización de habeas data y encadena la consulta de listas —dejando un expediente auditable de punta a punta, pensado para la firma que vincula a muchos clientes.
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Este contenido es informativo y no constituye asesoría legal. Verifica siempre contra las fuentes oficiales (Superintendencia de Sociedades, UIAF, OFAC, ONU) y consulta a tu oficial de cumplimiento.